SPED Contábil, fiscal e Social – Empresas precisam estar preparadas pa - 17/11/2011

Robson Lopes Bezerra

Confira as mudanças que já estão valendo e as que entrarão em vigor em janeiro de 2012 – Diante de tantas mudanças é importante estes conhecimentos para gerir o seu negócio!.

Sua empresa está preparada para o SPED?

“É necessário que haja uma revisão profunda nos processos e nos sistemas de gestão aplicados na organização, para atender as obrigações e evitar riscos”.

 

O Decreto Federal nº 6022, de janeiro de 2007, criou o SPED, Sistema Público de Escrituração Digital. O nome parece complicado, o conceito nem tanto. O objetivo da criação do SPED foi aperfeiçoar o sistema tributário brasileiro e evitar a sonegação fiscal.

A instituição do SPED faz com que todas as informações contidas nos livros contábeis e fiscais tradicionais sejam transformadas em arquivos digitais. Esses arquivos precisam obedecer a um formato padronizado e predefinido e servem para informatizar a relação entre empresas e a Receita Federal ou a Secretaria da Fazenda, uma vez que eles são transmitidos para esses órgãos em tempo real por meios eletrônicos, como, por exemplo, a internet. Acaba o papel e as empresas precisarão rever e realizar mudanças significativas em seus processos. As obrigações do SPED foram agrupadas em quatro grandes projetos:

 

- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e),

- SPED Fiscal (Escrituração Fiscal Digital — EFD),

- SPED Contábil (Escrituração Contábil Digital — ECD),

- e o SPED Folha (EFD-Social – Sefip, Rais, Dirf, Caged, Manad, entre outras).

 

A implantação do SPED vem ocorrendo, gradativamente, conforme o ramo de atividade da empresa ou da localidade onde ela está instalada. Até o final de 2012, todas as empresas sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no lucro real, lucro presumido e também as optantes do Simples Nacional terão que aderir ao novo sistema.

A pergunta que o empresário deve fazer é se a sua empresa está preparada para os impactos dessa implantação, pois é necessário que haja uma revisão profunda nos processos e nos sistemas de gestão aplicados na organização, para atender as obrigações e evitar riscos.

 

Para que isso ocorra, as empresas deverão implantar os chamados ERP — Planejamento de Recursos Empresariais. Trata-se de um sistema de gestão que permite a organização dos dados dos vários departamentos das empresas, e tem como função facilitar o cumprimento dos requisitos de formatos padronizados de arquivos e das obrigações predefinidas.

 

Além disso, para que ocorra a geração dos arquivos da NF-e, do SPED Contábil e do SPED Fiscal, é necessária a utilização de aplicativos específicos. Existem vários softwares no mercado para esse fim.

 

O fato é que as pequenas e médias empresas têm grande dificuldade em informatizar seus processos e tratá-los de forma integrada. Geralmente, usam tabelas e planilhas eletrônicas, armazenadas em locais diferentes e dissociadas umas das outras. Esse fato, aliado ao comportamento de deixar a ação para a última hora, pode complicar a vida das PMEs.

 

SPED PIS-COFINS – Escrituração Fiscal Digital:

 

As empresas de lucro presumido estarão obrigadas a partir de jan./2012 ao SPED PIS-COFINS, nova ferramenta de fiscalização do Governo Federal. A EFD-PIS/Cofins será transmitida mensalmente ao Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) até o 5º dia útil do 2º (segundo) mês subseqüente à escrituração. A empresa que não cumprir a exigência dentro do prazo estará sujeita a multa no valor de R$ 5.000,00 por mês – calendário ou fração.

 

Teste de “Impairment” – Empresas devem estar preparadas :

 

O Teste de Impairment ou recuperabilidade dos ativos é uma obrigação acessória de 100% das empresas, sejam elas grandes, médias, pequenas ou micros, optantes pelo Lucro Real, Presumido ou Simples. é preciso que as empresas agilizem o cumprimento da norma para não sofrerem consequências.

Muitos bancos já exigem o Impairment para liberar serviços como os financiamentos. A expectativa é que em médio prazo todos passem a fazer essa exigência. É uma forma do banco garantir que os ativos daquela empresa valem mesmo o que elas dizem.

Homolognet – obrigatoriedade de uso:

 

Desde o dia 18 de novembro de 2010 está funcionando o Sistema Homolognet em todas as capitais brasileiras, segundo notícia divulgada pelo Ministério do Trabalho em seu site www.mte.gov.br.

Homolognet é o novo sistema de homologações com cálculos de rescisões contratuais efetuados via internet, instituído pela Portaria MTE 1.620/10 desde15 de julho de 2010.

O uso do Homolognet continua sendo facultativo, mesmo nas capitais onde já está disponível, até que novas instruções sejam expedidas pela Secretaria de Relações do Trabalho.

Quando for utilizado – nesta fase inicial, não obrigatória – será apenas para homologações das rescisões dos empregados com mais de um ano de contrato de trabalho e naquelas realizadas apenas no âmbito do Ministério do Trabalho.

Posteriormente – mas ainda sem prazo definido – o Homolognet será ampliado para as homologações a serem feitas nos sindicatos laborais e também nos demais agentes homologadores, como os órgãos locais do MTE, Ministério Público, Defensores Públicos e Juízes de Paz.

SPED Folha (EFD-Social) promoverá mudança cultural no dia a dia das organizações :

A área contábil das empresas e do departamento administrativo e RH terão profundas mudanças a partir da implementação do EFD – Social, o chamado SPED Folha.

Até o final do projeto deverão estar integradas em um único arquivo as informações do Sefip, Rais, Dirf, Caged, Manad, entre outras. “As informações ficarão à disposição das esferas federal, estadual e municipal.

SREP – Sistema de Registro Eletrônico de Ponto:

Novo Registro Eletrônico de Ponto – REP – A partir de 01/01/2012, quem utiliza registro (relógio) ponto eletrônico deverão atualizar seus equipamentos

Em janeiro de 2012, entra em vigor a Portaria 1.510/09, que determina a obrigatoriedade de uso do REP nas empresas com mais de 10 empregados que já usam equipamento eletrônico para o registro da jornada de trabalho. As empresas que mantém controle mecânico ou manual do ponto não precisam mudar o sistema.

As empresas que optarem pelo registro eletrônico de presença dos funcionários deverão obedecer aos critérios fixados na portaria, como a obrigatoriedade de certificação do equipamento e seu uso exclusivo para a marcação de ponto. Atualmente, 5% das companhias no Brasil utilizam o sistema, ou seja, das cerca de 7,5 milhões de empresas, em torno de 450 mil utilizam o ponto eletrônico.

Com o novo equipamento de ponto eletrônico, os trabalhadores terão um comprovante impresso toda vez que houver registro de entrada e saída, possibilitando, desta forma, maior controle do trabalhador no final do mês sobre suas horas trabalhadas. O sistema também garante mais segurança no registro das informações, com sua inviolabilidade baseada em múltiplas garantias, como cadastro e certificação.

O cadastro do Registro Eletrônico de Ponto – CAREP – é procedimento previsto no artigo 20 da Portaria 1.510/2009

De acordo com a Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego de 25/02/2011, a utilização obrigatória do Registro Eletrônico de Ponto, previsto na Portaria 1510/2009 de 21/08/2009, terá inicio em janeiro.

Na legislação publicada em 2009, é previsto que o empregador que optar pelo uso do SREP – Sistema de Registro Eletrônico de Ponto, deve obrigatoriamente cadastrar-se no Ministério do Trabalho e Emprego.

O cadastro do Registro Eletrônico de Ponto – CAREP – é procedimento previsto no artigo 20 da Portaria 1.510/2009, onde os empregadores que utilizam este tipo de sistema devem informar, por meio da Internet seus dados cadastrais, os dados relativos ao REP, local de instalação, dentre outros exigidos na legislação, tais como o programa de tratamento utilizado no equipamento, permitindo ao empregador fazer inclusões e exclusões de forma justificada, além de gerar relatórios e arquivos padronizados.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas é obrigatória a partir de janeiro de 2012:

A partir de 03 de janeiro de 2012, os gestores públicos devem exigir das empresas que transacionam com o Estado ou que desejam participar de processos licitatórios a comprovação de sua regularidade junto a Justiça do Trabalho. A obrigatoriedade foi introduzida pela Lei 12.440/2011, que alterou a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), instituindo a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT).

Certificado Digital – Conectividade Social: Caixa exige certificado digital para todas as empresas :

A partir de 01 de janeiro de 2012, todas as empresas, inclusive as pequenas, deverão utilizar o certificado digital para envio das informações referente ao FGTS e outros produtos sociais à Caixa Econômica Federal.

Agora o Conectividade Social migrou para a plataforma online e o acesso é feito pela internet sem custo algum. Mas, é preciso ressaltar que para o acesso é necessário ter um Certificado Digital ICP-Brasil. Se sua empresa ainda não possui a certificação, será necessário adquirir.

 

Nota Fiscal Eletrônica – Atenção às novas regras para validação da NF-e:

 

A NF-e está ficando mais seletiva quanto aos erros, analisando preenchimento inválido, uso indevido de Códigos Fiscais de Operação (CFOP) e totalizações incorretas

 

Os contribuintes que emitem Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) precisam ficar atentos às alterações em sua validação. As mudanças, que entraram em vigor dia 1º de novembro, têm por meta sanar os problemas no envio de informações digitais como preenchimento inválido, uso indevido de Códigos Fiscais de Operação (CFOP) e totalizações incorretas..

A NF-e substitui a nota fiscal modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que esses documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.

 

Nota Fiscal Eletrônica: empresa pode ser surpreendida com multa em até cinco anos:

A partir do dia 1° de janeiro do próximo ano todas as empresas devem ficar mais atentas à conduta fiscal de seus clientes e fornecedores. O motivo é que nessa data mais de um milhão de companhias brasileiras estarão na obrigatoriedade da emissão de nota fiscal eletrônica e será ainda maior o acompanhamento da Receita Federal. Para aquelas que já adotaram o modelo, porém, surge outra preocupação.

A fiscalização sobre os documentos fiscais pode ser feita em até cinco anos, o mesmo prazo exigido por lei para a guarda segura dos arquivos, ou seja, a empresa que em 2006 iniciou a emissão de nota fiscal eletrônica poderá ser autuada até 2011, caso tenha enviado informações erradas ao Fisco. O resultado pode ser um grande número de multas com valores acumulativos, pelo tempo em que ocorreu a irregularidade.

Os valores das multas ficam entre 10% e 100% sobre cada nota fiscal autuada e outros variáveis para erros no SPED Fiscal e Contábil. “Para aquelas companhias que querem ficar longe de riscos como esse, o ideal é entender as reais penalidades que estão sujeitas”. “As punições vão não só para quem emite, mas também para quem recebe a mercadoria. Se você é emissor precisa estar bem informado para ser receptor também”.

 

Na contabilidade as penalidades também são severas. A não apresentação do SPED Contábil no prazo determinado é de R$ 5 mil por mês ou por fração e ainda a impossibilidade de participar de licitações e concorrências do âmbito público.

No SPED Fiscal a falta de Escrituração do Documento Fiscal de entrada é de 10% no valor da operação identificada. Já o atraso na Escrituração do Livro Fiscal é de 1% em cima dos valores das operações do período.

 

 

Mudanças no Simples Nacional – Sancionado projeto que amplia o Supersimples para 2012 – Solicite um Planejamento tributário para verificar se compensa optar por este regime:

A nova lei reajusta em 50% as faixas de enquadramento e o teto da receita bruta anual das empresas do Simples Nacional. O da microempresa passa de R$ 240 mil para R$ 360 mil e o da pequena sobe de R$ 2,4 milhões para R$ 3,6 milhões. O teto do Empreendedor Individual (EI), categoria jurídica em vigor desde julho de 2009, aumenta de R$ 36 mil para R$ 60 mil por ano.

 

Com a sanção da lei, esses ajustes passam a valer no dia 1º de janeiro de 2012. O Simples Nacional reúne seis impostos federais IRPJ, IPI, PIS/PASEP, Cofins, CSLL e INSS patronal, mais o ICMS recolhido pelos estados e o ISS cobrado pelos municípios.

Outros benefícios

A nova lei beneficia as empresas do Simples que são exportadoras. Elas terão o limite de receita bruta anual duplicado – as suas vendas para o exterior poderão chegar ao mesmo valor do faturamento bruto anual no mercado interno.

As empresas do Simples também poderão parcelar, em até 60 meses, os débitos tributários, o que até agora não era permitido. Atualmente, mais de 500 mil empresas do sistema têm dívidas com os fiscos federal, estadual e municipal. Sem o parcelamento, elas seriam retiradas do sistema em janeiro de 2012. Com a mudança, elas poderão resolver sua situação tributária.

 

Novas regras para aviso prévio:

 

Foi publicada no Diário Oficial da União a Lei nº 12.506/2011, que regulamenta o direito ao aviso prévio proporcional previsto na Constituição de 1988.

Antes da nova lei, quando o trabalhador deixava o emprego voluntariamente, ele tinha que continuar trabalhando por 30 dias; mas, caso não quisesse, deveria ressarcir a empresa pelo mesmo período. Já quando o empregado era dispensado, a empresa deveria mantê-lo no trabalho por 30 dias ou liberá-lo, pagando pelo período não trabalhado. Isso valia quando o empregado tinha até um ano de empresa.

Pelas novas regras, o trabalhador com um até 1 ano de emprego mantém os 30 dias, mas, para cada ano adicional de serviço, o aviso prévio aumenta em 3 dias, até o limite de 90. Para receber ou, no caso de pedido de demissão, cumprir 90 dias, o funcionário terá de ser contratado há mais de 20 anos na empresa.

A nova lei mantém o período de 30 dias de aviso prévio para quem possui até um ano de trabalho na mesma empresa. Após esse período, são acrescidos três dias para cada ano de trabalho, até o limite máximo de 60 dias. Isso significa que a partir de 21 anos de empresa, o trabalhador terá direito a 90 dias de aviso prévio.

A norma, que já era discutida no Congresso Nacional desde 1989, foi sancionada integralmente pela presidente Dilma Roussef na última terça-feira (11).

Previsto no Capítulo VI, Título IV, da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o aviso prévio é indenização devida nas rescisões de contrato de trabalho sem justa causa.

 

Confira na tabela como fica o aviso prévio proporcional:

 

 

Prepare-se para o SPED EFD – Escrituração Fiscal Digital:

 

Com a chegada do SPED EFD algumas rotinas da escrituração fiscal sofreram alterações. De acordo com o manual da EFD disponível no site: www1.receita.fazenda.gov.br – as empresas que estão trabalhando com o SPED têm obrigatoriedade de escriturar os itens contidos em notas modelos: 01, Cupons Fiscais (2D), 02, 04 e 55.

 

Perfil da empresa para a geração do SPED EFD.

 

Consulte no site : www1.receita.fazenda.gov.br/ – na relação das empresas que devem gerar o SPED Fiscal, o perfil da sua empresa para gerar a EFD

Empresas cadastradas no SEFAZ-SE devem ficar atentas ao prazo de adequação à portaria estadual que exige adequação do ECF:

Desde o mês de julho a Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) vem alertando aos diversos segmentos do comércio sergipano sobre a obrigatoriedade de enquadramento dos estabelecimentos nas exigências contidas na Portaria 365/2011, bem como os prazos estipulados para a devida adequação no software de operacionalização dos aparelhos de emissão do cupom fiscal (ECF).

 

Os estabelecimentos que exerçam a atividade de venda ou revenda de bens a varejo e as empresas prestadoras de serviços e que tenham Receita Bruta Anual – RBA acima de R$ 60.000,00(sessenta mil reais), ficam obrigados ao uso de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF, devendo o mesmo estar apto para imprimir, no seu software básico, obrigatoriamente, o Comprovante de Crédito ou Débito referente ao uso de Transferência Eletrônica de Fundos – TEF(Conv. ICMS 84/01, 85/01, 112/01, 113/01 e Prot. 01/01).

Considera-se Receita Bruta Anual – RBA, o produto da venda de bens e serviços nas operações de conta própria, o preço dos serviços prestados e o resultado do auferido nas operações em conta alheia, não incluído o imposto sobre produtos industrializados – IPI, as vendas canceladas, as devoluções e os descontos incondicionais concedidos.

Para efeito de encontrar a receita bruta anual, dever-se-á tomar como referência os últimos 12 (doze) meses.

Ficam também obrigados ao uso de ECF, independentemente de sua RBA, os estabelecimentos de auto-atendimento, entendidos como tais, aqueles em que o consumidor efetua suas compras sem a intervenção direta de vendedores.

 

Contabilidade – Lei nº 11.638/2007 – Mudanças na Legislação Contábil:

 

A nova legislação harmoniza a contabilidade brasileira aos padrões internacionais, o que facilita o investimento estrangeiro. Além disso, obriga as grandes empresas de capital fechado a divulgarem seus balanços. Com as novas regras, diversas alterações significativas ocorreram, dentre as quais destacamos:

 

a) A Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos – DOAR foi extinta;

b) Torna-se obrigatória a elaboração e publicação da Demonstração dos Fluxos de Caixa – DFC e da Demonstração do Valor Adicionado – DVA;

c) A DFC não é obrigatória às pessoas jurídicas com patrimônio líquido inferior a R$ 2.000.000,00 (dois milhões de reais);

d) A DVA é exigida para todas as companhias abertas;

e) O Ativo Permanente agora possui um novo grupo chamado “Intangível”, além dos já existentes “Investimentos”, “Imobilizado” e “Diferido”;

f) Fora extinta a “Reserva de Reavaliação” que deu lugar a conta “Ajustes de Avaliação Patrimonial” que possui características diferentes;

g) Ainda no Patrimônio líquido, fora incluído também a rubrica “Ações em Tesouraria”;

h) Foram extintas as reservas de capital “Prêmio Recebido na Emissão de Debêntures” e “Doações e Subvenções para Investimentos”, sendo esta última, controlada na conta “Reserva de Incentivos Fiscais” e poderá ser excluída da base de cálculo dos dividendos obrigatórios;

i) A conta “Lucros e Prejuízos Acumulados”, deixa de existir, dando lugar a conta “Prejuízos Acumulados”, assim o resultado positivo deve ser controlado nas contas de reservas de lucros ou destinado de acordo com a determinação social.

j) Ocorreram alterações para a avaliação dos investimentos pelo Método da Equivalência Patrimonial que agora, não mais precisam ser relevantes.

 

Qualquer tipo de empresa, independentemente de seu porte, seja microempresa, empresa de pequeno porte, médio ou grande porte, ou de qualquer natureza jurídica, seja sociedade, associação, cooperativa, fundação ou sindicato, etc. necessita manter escrituração contábil completa e, esta escrituração, por determinação legal, é uma atribuição exclusiva de um contabilista devidamente qualificado e registrado no Conselho Regional de Contabilidade.

 

As empresas optantes pelo Simples Federal, opcionalmente para “efeitos fiscais”, podem proceder a escrituração apenas do livro caixa, mas tal opção produz efeitos unicamente para fins de imposto de renda, não se estendendo à legislação comercial, previdenciária, societária entre outras desde que mantenham em boa ordem e guarda pelo prazo de decadência e prescrição para lançamento e cobrança de tributos, os seguintes documentos:

 

Livro Caixa, onde deverá estar escriturada toda movimentação financeira;

Livro Registro de Inventário, onde deverão ser registrados os estoques existentes no final de cada ano-calendário; e

Todos os documentos e demais papéis que serviram de base para a escrituração dos livros Caixa e Registro de Inventário.

 

Por que a contabilidade é obrigatória nas empresas?

 

Desde que entrou em vigor o novo Código Civil brasileiro, em 2003, todos os empresários independente do porte de suas organizações são obrigados a seguir um sistema de contábil atendendo às Normas Brasileiras de Contabilidade. Isso, além das demais resoluções voltadas para a apresentação anual do seu Balanço Patrimonial, conforme prevê o artigo 1.179. O que chama a atenção dos profissionais das áreas de economia e contábeis, que auxiliam as organizações nessa tarefa, é a falta de atenção com as obrigações.

Ainda, os artigos 1.180 e 1.181 determinam a obrigatoriedade da autenticação do Livro Diário no órgão de registro competente. Neste documento são lançadas uma a uma e com clareza e dentro das normas técnicas exigidas todas as operações relativas ao exercício anual da empresa. É neste chamado Livro Diário que o Balanço Patrimonial em conjunto com as demais demonstrações contábeis são devidamente apresentados e firmado pelo empresário e pelo responsável pela Contabilidade.

O novo Código Civil é claro. Não deixa dúvidas sobre a obrigatoriedade das sociedades empresárias em manterem uma escrituração contábil regular, especialmente quanto à prestação de contas, resultados e balanço patrimonial, cuja ata deve atender o artigo 1.075 para depois ser arquivada e averbada na Junta Comercial.

A escrituração contábil é necessária à empresa de qualquer porte como principal instrumento de defesa, controle e preservação do patrimônio. Bem elaborada, oferece informações ao empresário para a tomada de decisões. Somente ela oferece os dados formais e científicos que permitem projetar investimentos, reduzir custos e outros atos gerenciais, sob pena de se pôr em risco o patrimônio da empresa.

 

Uma empresa sem Contabilidade é uma entidade sem memória, sem identidade e sem as mínimas condições de planejamento de seu crescimento. Está em risco, favorecendo complicações futuras em casos de falência, demandas trabalhistas e separação de sociedade.

 

“O Fisco tende a se tornar mais rápido na identificação de fraudes tributárias, obrigando as empresas a se adaptarem a esta nova realidade. De uma maneira geral, o governo está fechando o cerco para todas as empresas, incluindo pequenas e médias, que precisam estar preparadas paras as mudanças.”

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